Чтобы не допускать нарушений при выплате отпускных, юристы Гаранта советуют предоставлять сотрудникам отпуск только по графику. Ведь за несоблюдение такого порядка может «прилететь» штраф.
Таким образом, важно учитывать следующие правила:
– Утвердить график отпусков до 17 декабря. Как говорится в Трудовом кодексе, документ должен быть утвержден в компании не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.
– Не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска предупредить сотрудников о его начале. За это отвечает ОК, который приглашает ознакомиться с приказом и поставить под ним подпись.
– Если у сотрудника изменились планы, нужно сразу же написать заявление о внесении изменений в график отпусков.
– После того, как руководитель поставит свою визу на приказе об отпуске работника, бумага должна поступить в бухгалтерию. Для того, чтобы бухгалтера успели начислить и перевести на банковскую карту отпускные. Их сотрудник должен получить не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Отпускные можно выплатить досрочно. А вот за задержку выплаты могут оштрафовать. Для этого все платежные документы нужно заранее отправлять в казначейство.
– Как отсчитывать 3 календарных дня до начала отпуска? Учитывайте, что в законе нет ответа на этот вопрос. А значит, возможны споры с проверяющими. –
-Если отпуск начинается в понедельник, лучше выдавайте отпускные в четверг или раньше. Выплатите деньги в пятницу – будьте готовы отстаивать свою правоту в суде. Хотя, юристы Гаранта признают, что судебная практика по таким вопросам в большинстве случаев в пользу работодателей.
-Бывает, что работник требует отпустить его в отпуск вне графика: “завтра или послезавтра”. В такой ситуации не получится выплатить ему отпускные в срок, установленный ТК РФ. А значит, у проверяющих будет формальное основание для оформления штрафа. Об это нужно обязательно помнить как сотруднику, так и руководителю.
-Учреждение не обязано выплачивать вместе с отпускными зарплату за отработанное ко дню отпуска время. Она может быть перечислена в сроки, установленные в организации. Ведь и досрочную выплату зарплаты проверяющие порой рассматривают как нарушение.